Consignes et conseils aux utilisateurs

ATTENTION !

Les consignes sont à lire avec la plus grande attention car elles conditionnent le meilleur fonctionnement des matériels, pour ceux qui vous précèdent, pour vous, et pour tous ceux qui passeront après vous.

Il est vivement recommandé de suivre ces consignes à la lettre pour le confort de chacun.
Pour information, la plupart des demandes d'interventions auprès des techniciens résultent d'un manque d'attention à ces consignes.
Vous trouverez également ci-après un certain nombre de conseils fort judicieux qui rendront votre travail plus aisé, voire même ludique et vous éviteront bien des tracas.

Quelques conseils utiles aux intervenants :


Soyez pro-actifs, anticipez!

Trop souvent, nous sommes confrontés à des situations d'urgence qui pourraient être évitées la plupart du temps en anticipant au minimum et avec un minimum de concentration :

- emprunts de matériels ou réservations de salles au dernier moment, avec le risque, pour l'intervenant de n'être pas assuré de leur disponibilité,

- manque de préparation ou arrivée au dernier moment, ce qui exclut toute marge de manoeuvre en cas d'incident technique

- distraction : il ne se passe pas une semaine sans que l'on intervienne sur un pseudo-problème ... pour au final tout simplement appuyer sur le bouton  "ON"  de l'ordinateur ou du système de videoprojection...!

Des instructions papier sous forme de fascicules sont à disposition sur toutes les chaires, prenez en soin et surtout, prenez le temps d'en prendre connaissance avant d'appeler l'équipe de maintenance...




Respect du matériel

Les matériels et moyens qui sont mis à disposition sont performants et couteux :
nous déplorons trop souvent de les retrouver dégradés par simple négligence:
micros qui tombent, fils ou prises arrachés, plateaux blancs des visualiseurs ou écrans de projection souillés par du stylo ou du marqueur, instructions déchirées, micros sans fil abandonnés allumés sur la chaire en fin de cours au lieu d'être éteints et replacés sur leur bloc de charge (à l'endroit) pour que le suivant puisse l'utiliser, etc...

Prenez le temps d'apprivoiser cet environnement et de faire en sorte qu'il reste efficace, pour vous et pour l'ensemble des utilisateurs, le plus longtemps possible.



Raccordement VGA (pour PC et Mac) :
Le câble VGA permet le raccordement de l'ordinateur à l'écran d'affichage (moniteur vidéo ou vidéoprojecteur). Il est constitué d'un raccord (male-mâle) à 14 ou 15 broches selon le cas: CES BROCHES SONT EXTREMEMENT FRAGILES et les têtes de prises de raccordement doivent être manipulées avec le plus grand soin, sinon les broches se tordent et/ou se cassent et restent coincées la plupart du temps dans la prise femelle qui sera ensuite inutilisable. Un câble est disponible sur les chaires pour les personnes voulant utiliser un portable ou un netbook.

Pour les utilisateurs de MAC, un raccord MAC/VGA sera nécessaire:



Cet adaptateur n'est pas fourni, l'utilisateur devra se munir du sien.

NotaBene : ATTENTION ! Les nouveaux ordinateurs portables qui sortiront des chaines de production en 2015 n'auront plus de prise VGA, mais des prises HDMI.
Certaines marques ont déjà commencé à produire ces machines avec cette nouvelle norme et les utilisateurs qui oublieront leur adaptateur seront pénalisés par la technique: assurez-vous bien en amont d'avoir la possibilité de vous connecter dans la salle où vous effectuerez votre présentation.



Clés USB:

Pour votre confort, des ordinateurs sont installés dans la plupart des salles et amphis de cours et des salles de prestige: ceci pour vous permettre de voyager léger:

en effet une clé USB suffit pour emporter votre présentation, si tant est que vous l'ayiez bien enregistrée en version portable, c'est à dire au format PPS qui est le format d'exportation et non en PPT qui est le format d'édition: ceci est important pour le cas où votre présentation réfererait à des liens externes, comme des vidéos.

De plus, cela évite aux techniciens d'avoir à se déplacer pour régler des problèmes sur vos ordinateurs (résolution, changement de source, reconnaissance, etc...) qui ne seraient pas arrivés avec l'utilisation normale du PC pré-installé et d'une clé USB.

N'oubliez pas votre clé en partant et faites attention de ne pas la faire tomber à l'intérieur du meuble qui abrite le PC!



Diaporamas et présentations:

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à voir beaucoup de présentations, PowerPoint  ou autre, que ce soit dans le cadre d’enseignements, de conférences ou de thèses, et trop souvent, force est de constater qu’un certain nombre d’intervenants font des erreurs récurrentes quant à la conception de leur supports visuels. Voici une liste de conseils qui vous permettront de réaliser un diaporama efficace:

1 - Concernant les images que vous pourriez insérer dans votre présentation:
Si vous n’en n’êtes pas l’auteur assurez vous d’avoir les droits ou l’autorisation d’utiliser cette ou ces images,

2 - N’oubliez pas que lorsque vous travaillez sur la conception de votre diaporama sur votre ordinateur, c’est comme si vous regardiez vos images sur une table lumineuse, elles paraissent donc toujours très claires et très visibles mais n’oubliez pas non plus que lorsque vous les projetterez ce sera sur un écran opaque et qui plus est, dans une salle qui ne sera pas forcement obscure: pour éviter de vous retrouver avec une image trop sombre ou carrément noire lors de la projection il faut qu’elle apparaisse trop claire sur votre ordinateur.

3 - Une idée, un slide (diapositive): C’est la règle de base. Vos slides doivent être clairs et épurés: pas plus de six points par slide et pas plus de six mots par point. on peut étayer le propos avec une image, une animation ou une video si, et seulement si cela renforce le propos.

4 - Organisation et méthode: faites votre "brainstorming": sortez en vrac sur une feuille toutes les idées et propos concernant votre sujet, puis triez-les et organisez votre discours, élaborez un plan et étoffez-le avec des détails, qui vous permettront de créer les commentaires de vos diapos. Lorsque tout sera bien défini et bien détaillé, vous engagerez la démarche inverse qui consiste à synthétiser votre diaporama, les détails deviendront le discours qui accompagnera les idées-forces du diaporama. Il faut aussi que le diaporama induise des questions de la part du public qui permettront un débat animé et enrichi.
                                                                                                  
5 - Une à deux polices de caractères au maximum par diaporama:
LA police doit être lisible et attractive, sans être trop typée. On utilisera les lettres italiques  pour les citations, le bold (gras) et le souligné avec parcimonie pour renforcer un mot ou une idée, il est important de contrôler tout les détails de son support.

6 - Doucement sur les animations:
Il faut rester prudent dans l’utilisation d’animations. Dans l'absolu, une présentation sans animation est un critère de sérieux, cela dit, si cela est bien maîtrisé on captivera le regard de l’audience, qui sera plus attentive, le but du jeu étant de garder l'attention du public en évitant de le laisser s'ennuyer.

7 - Conserver une charte graphique, textes et couleurs:
Plus le diaporama est cohérent, plus la crédibilité est acquise: ne mélangez pas plusieurs masques ou fonds d'écrans au fil du diaporama, mariez les couleurs intelligemment et avec modération. préférez des fonds de couleurs dégradées aux fonds trop utilisés et trop connus du logiciel.

8 - N'oubliez pas de citer vos sources!
Rien n'est plus désagréable que de sentir le public sur le qui-vive concernant une citation ou une affirmation non citée, cela remet en cause votre crédibilité en terme de travail personnel: comment croira-t-on qu'il s'agit de votre travail si l'on voit une citation reconnue et sans référence...?

9 - Effectuer une ou plusieurs répétitions de votre présentation:
comme nous l’avons vu la préparation passe par quelques étapes simples et nécessaires mais il vous reste une étape, trop souvent négligée, répéter.
Il faut que vous répétiez, ou simulez la présentation au moins une fois à haute et intelligible voix pour valider la cohérence de sa présentation, vérifier que tout fonctionne et pour voir si l’on  est à l’aise avec le sujet et donc valider la maîtrise de son sujet.

10 - restez humble et ouvert et traitez le stress de début de présentation avec quelques astuces, une phrase clé, une pensée particulière qui vous permette de vous débarasser du trac: le trac ne dure que durant la première minute, ensuite le flot est continu et le propos se cale tandis que vous vous calmez.